12 nezbytností pro váš úspěšný event

Nejvíce si zapamatujeme to, co na vlastní kůži prožijeme. A právě na tenhle psychologický fakt sází event marketing, ať už jde o vánoční večírky, odborné kongresy, veletrhy či třeba zážitkové výlety pro klienty.

Většina marketingových kanálů aktivuje u publika pouze jeden smysl, nejčastěji zrak či sluch. Ty dražší kanály, jako například TV spoty a videa, zapojují oba tyto smysly dohromady. Eventy mají oproti jiným marketingovým nástrojům tu výhodu, že dokáží zapojit všech pět smyslů naráz. A nejen to, dokáží přidat i něco navíc – zážitek. Povedený event se tak v momentu změní z ploché reklamní akce ve výjimečný okamžik, který si lidé zapamatují třeba i do konce života.

Za třiadvacet let existence jsme zorganizovali mnoho akcí nejrůznějších typů pro ty nejrozmanitější klienty. Proto už dobře víme, na co nikdy nikdy nezapomenout. Chcete to vědět taky?

Sestavili jsme pro vás 12 zásad, které si musíte bezpodmínečně odškrtnout předtím, než nastane váš eventový Den D:

1) Program a téma

Připravte pestrý, přehledný a srozumitelný program. Nejlépe takový, který bude mít jedno nosné téma. Ideální je propojit s programem vlastní značku nebo produkt – samozřejmě citlivě a vkusně. Násilné šroubování tématu na firemní značku totiž zavání spíš trapasem.

2) Organizace

Za celou akci odpovídá jeden event manager.  Ať už jde o vašeho firemního markeťáka nebo externího profesionála. Na něm je skladba realizačního týmu, dokonalá znalost programu a jeho úskalí či komunikace s dodavateli, případně klientem. Máte-li najatou marketingovou agenturu, chtějte vždy mluvit s „tím svým“.

3) Načasování

Pozor na výběr temínu! Špatně zvolené datum totiž může celou akci předem pohřbít. Rizikové bývají pondělky a pátky. Naopak jako nejvhodnější den v týdnu se nám osvědčil čtvrtek, případně středa (nejde-li o víkendovou akci). Pokud je event spojený s prodejní akcí, naplánujte ho raději po výplatě.

4) Propagace

Jedna pozvánka event nedělá. Musíte počítat s tím, že lidé zapomínají, akce si nepoznamenávají a spoléhají, že je ještě párkrát upozorníte. A to přesně musíte udělat. Jedním z cílů rozesílání pozvánek je i získat představu o tom, kolik lidí na akci přijde, což je důležité pro další plánování, zejména catering. Proto trvejte na potvrzení účasti. Šikovné je například do elektronické pozvánky přidat automatické zapsání události do kalendáře, a ulehčit tak práci i těm nejzarytějším odkladačům.

5) Rozpočet

Catering, doprava, produkce, přípravné práce, účinkující… Zkuste si rozpočet rozčlenit do tematických celků, a pokud najímáte agenturu, požadujte podrobný položkový rozpočet po ní. Sledování plnění eventu pro vás pak bude přehlednější a snadněji se vám budou dělat i případné změny či nutné škrty. S agenturou se předem domluvte, jak podrobný rozpočet budete požadovat. A i když doufáte v opak, vždy počítejte s nenadálými náklady a finanční rezervou.

6) Časový harmonogram

„Rozvrh hodin“ musí být připravený s dostatečným předstihem a k dispozici ho musí mít všichni, kdo se kolem akce byť jen ochomítnou. Zkonzultujte časové nároky i s dodavateli, kteří mnohdy konkrétním bodům v harmonogramu (těm, které se týkají jejich části díla) rozumí nejlépe. Zároveň si všichni předem sjednotí představu o průběhu celé akce.

7) Situační nákres

Plánek prostoru je často opomíjenou, přesto však velmi důležitou součástí každé realizace. Vše si změřte a ověřte si dostupnost místa (průjezdy aut, výška prostoru, nosnosti, rozteče atd.). Předem si projděte místo společně s dodavateli a vše s nimi diskutujte.

8) Bezpečnost

Na bezpečnosti se nešetří! Takže pokud v rozpočtu zoufale hledáte položku, která by se dala „zkrouhnout“, tuto prosím vynechte. Ne vše lze totiž předem pojistit a krom finančních ztrát riskujete i pletky se zákonem, ostudu, nedejbože neštěstí. Při velkých akcích si zajistěte požární i zdravotnický dozor a konání předem nahlaste na místní úřady a městkou policii. Pamatujte také na ochranku – zejména na akcích, kde se podává alkohol a kde nemůžete ovlivnit, kdo se zúčastní (dny otevřených dveří, festivaly).

9) Dodavatelé

Tady není čas na experimenty. Využívejte dostatečně prověřené dodavatele, a pokud sami takové nemáte, sáhněte vždy raději po službách agentury, která má v záloze arzenál dodavatelů všeho druhu. Úspěch eventu totiž závisí z velké části právě na nich.

10) Personál

Ujistěte se, že všichni znají alespoň rámcově program a harmonogram eventu. Nabriefujte zodpovědné osoby, vyjasněte jim jejich úkoly a povinnosti a upozorněte je na slabá místa akce. Projděte si s nimi celý program bod po bodu.

11) Moderátor

Poskytněte mu všechny podklady, ze kterých bude čerpat. Stačí si s moderátorem odsouhlasit bodový scénář, nebo budete trvat na přesném skriptu, který budete mít možnost předem schválit a moderátor se ho bude muset naučit nazpaměť? Upozorněte také moderátora na výslovnost zapeklitých jmen a cizojazyčných slov.

12) Feedback

Uf! Akce se chýlí ke konci a zdá se, že jste vše přestáli se ctí. Přesto však nezapomeňte hosty požádat o zpětnou vazbu. Možná nebylo všechno tak bezva, jak se vám zdá… A možná to naopak bylo ještě mnohem lepší! Takže se ptejte na to, co se líbilo i nelíbilo, dejte najevo, že chcete vyslyšet přání návštěvníků, protože koneckonců to oni jsou vašimi zákazníky. Event byl určen hlavně jim. A spokojený host = spokojený klient.

Honza Hermann
Senior Account Manager
Marco BBN Czech Republic