Firemní eventy jsou jednou z nejdůležitějších součástí prezentace každé firmy. A opravdu se nejedná jen o vánoční večírky s chlebíčky a špatnou kapelou. Představení nových produktů, veletržní akce, významná výročí… To vše jsou úžasné příležitosti, které vám dávají možnost setkat se s vašimi zákazníky, získat zpětnou vazbu a navázat nové obchodní příležitosti.

V tomto článku se zaměříme na nejdůležitější aspekty těchto náročných akcí a představíme vám naše řešení jejich organizace, které jsme získali během dvaceti let naší praxe.

Dvě důležitá slova – rozpočet a čas

Bez ohledu na druh akce, na začátku si musíte vždy ujasnit dva základní faktory – kolik chcete do akce investovat a kolik máte času na její přípravu. Již v tomto bodu je dobré oslovit zkušeného partnera či vypsat výběrové řízení. Dobrá agentura vám pomůže ujasnit, co je v daném rozpočtu a časovém plánu reálné a co je pouze přání z říše snů.

Přitom platí jednoduché pravidlo; čím více toho chcete, tím delší čas na přípravu je nutný. Chtít vidět Karla Gotta na Karlštejně je jedna věc, ale kolik to bude stát a jak dlouho dopředu to je třeba zajistit je věc úplně jiná. Obecně platí, že zajímavé prostory či umělci mají program rezervovaný často až půl roku dopředu.

Není to jen o akci samotné

Ne, to opravdu není. Pokud investujete stovky tisíc do organizace eventu, musíte brát v potaz všechny další souvislosti. Základní otázka zní: Co je záměrem? Pokud je to navázání nových obchodních vztahů, uzpůsobte celý program tomuto cíli. Zvolte prostředí, kde se budete moci volně pohybovat a program, který to umožní (ne, promítání tří hodinového artového filmu opravdu není to pravé pro utužení obchodních vztahů).

Netradiční místo, originální program, emoce

Na těchto třech pilířích stojí každý opravdu dobrý event. Vyhýbejte se klišé a nekopírujte to, co nabízí desítky jiných firem. Vaši zákazníci jsou většinou zahlceni pozvánkami na jiné akce.

Netradiční místo je nutné, ale musí být dobře dostupné, a to pro všechny. Originální program musí být zajímavý pro každého. To, že vás baví střílet z kuše ještě neznamená, že to bude bavit vaše hosty.

A emoce musí být pozitivní. Cílem je navázat osobní vztah a odlišit vaši firmu od vaší konkurence.

Co vše nutné plánovat?

Během příprav eventu je nutné vyřešit desítky důležitých otázek. Zde je přehled jen několika z nich:

• Koho a jak pozvete?

• Jak bude vypadat pozvánka?

• Jak bude řešeno ubytování a doprava?

• Jaká bude mokrá varianta?

• A jaký bude plán „B“, když se něco nepovede?

• Co když se někomu něco stane?

• Jaký bude přesný časový plán akce?

• Co budeme jíst, pít a poslouchat?

• Kdo z vás se akce zúčastní?

• Jaké bude mít úkoly?

• S kým bude mluvit a kde se bude pohybovat?

• Jak pak vše vyhodnotíte a jak zužitkujete získané informace?

• Atd. atd…

Jak vidíte, naplánovat úspěšný firemní event opravdu není úkol pro sekretářku, která má na to zrovna čas. Pokud jste odhodláni investovat stovky tisíc korun do jediné akce, buďte přísní a nespokojte se s průměrem.

Ivo Vrána 

Digital Director, Marco BBN

Marco BBN je členem největší sítě B2B agentur světa – BBN International